Diklat Yang Bermutu, Perlu Memperhatikan Standar

Oleh : Abdul Haris

(Widyaiswara Ahli Muda BDK Surabya)

Adalah logis, apabila penyelenggaraan diklat dituntut bermutu. Memang, Diklat harus sanggup memberi pelayanan yang bermutu, juga mutu produk diklatnya. Stakeholder Diklat  mendambakan akan adanya penyelenggaraan diklat yang bermutu, baik dari segi pelayanannya maupun segi produk diklat itu sendiri. Walaupun proses diklat diselenggarakan dalam waktu singkat.

Bagi peserta, keinginan dan dambaan untuk mutu ini sesungguhnya sudah tertancap dalam sanubarinya, ketika berniat untuk berangkat menuju medan diklat. Kemudian setelah mengikuti diklat dan mendapatkan produknya, maka dirinya berharap bisa mengoptimalkan ketrampilan dan kompetensinya dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan organisasinya dimana ia bekerja serta pada gilirannya dapat membawa perbaikan kehidupan pribadinya sendiri.

Bagi insan ke-diklat-an, mutu merupakan komitmen suci. Artinya insan diklat memiliki peran dan tanggung jawab moral yang besar dalam melaksanakan diklat yang bermutu. Sebab mempertaruhkan kebesaran kompetensi yang dimilikinya. Bahkan mempertaruhkan personal guarantee dihadapan proses diklat. Bahkan juga memjaminkan nama besar institusi yang menyelenggarakan. Karenanya amanah menjaga mutu ke-diklat-an ini, menjadi mulia adanya.

Mutu mengandung makna derajat/tingkat keunggulan suatu produk (hasil kerja/upaya) baik berupa barang maupun jasa, baik yang tangible maupun yang intangible (Nur Zazin, 2011:54)

1. Joseph M Juran dalam Nur Zazin (2011) menyebutkan, mutu produk adalah kecocokan penggunaan produk dalam memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Artinya produk dan pelayanan harus memperhatikan apa yang dibutuhkan atau yang diinginkan oleh konsumen.

Penerapan mutu pada proses ke-diklat-an, akan mendapatkan tingkat urgensinya yang siginifikan, terutama dalam bentuk intangible. Hal ini disebabkan karena sifat penyelenggaraan diklat adalah berbentuk jasa.  Dengan demikian, jasa yang di kelola dengan managemen mutu, akan menghasilkan produk akhir yang bermutu pula.

Diklat yang bermutu, perlu memperhatikan standar, baik standar nasional maupun internasioal. Sebab standar merupakan kriteria minimal untuk mutu suatu barang atau jasa. Kata kriteria minimal ini, menegaskan akan  batas psikologis persyaratan barang atau jasa yang ditolerir oleh mutu. Manakala kondisi barang atau jasa berada diatas batas standar, berarti melampaui standart (bermutu). Sebaliknya kondisi barang atau jasa berada dibawah batas standar, maka berarti masih belum standar. Oleh sebab itu standar menjadi penting adanya.

Pada era global sekarang ini, diklat perlu memperhatikan standar  yang di buat oleh International Organization for Standarization yang disingkat ISO, sebuah organisasi internasional untuk standarisasi. Yaitu sebuah organisasi non pemerintah dan nirlaba berdiri pada 23 Februari 1947 berkantor pusat di Jenewa Swiss, beranggotakan wakil-wakil badan standarisasi nasional dari setiap negara (130 negara lebih), merupakan badan penerap standar internasional untuk barang/jasa dan sering menjadi hukum kesepakatan internasional untuk standar.

Penyelenggaraan diklat yang memperhatikan standar dari  ISO, berarti diklat di-guidence mengarah pada pencapaian mutu secara standar internasional. Sekaligus menjaminkan tata kelola diklat secara keseluruhan dengan memperoleh pengakuan identitas di kancah persaingan global. Sehingga dapat mempengaruhi keadaan, dan bahkan dapat menciptakan perubahan arah yang lebih kondusif.

ISO 9001:2008 series adalah pernyataan Standar Sistem Manajemen Mutu yaitu Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan mutu . ISO 9001:2008 ini telah mendapat pengakuan dari banyak negara di dunia seperti: semua negara Uni Eropa, Amerika, Jepang, Australia, ASEAN, dan di lebih 100 negara. (qims-consulting.com)

Agar penerapan ISO 9001:2008 series berjalan dengan efektif dan efisien, maka sebaiknya organisasi lembaga diklat, mengintrospeksi dirinya terlebih dahulu akan implementasi 8 prinsip Managemen Mutu. Sebab 8 prinsip Managemen mutu ini merupakan norma dasar dan umum dalam mengelola dan mengontrol organisasi. Dan 8 prinsip ini bisa dilaksanakan secara bertahap pencapaiannya, bukan sekaligus.

Penyelenggaraan diklat yang bermutu adalah diklat yang menerapkan setidaknya 8 (delapan) prinsip manajemen mutu.

Berikut disampaikan 8 prinsip Managemen mutu sebagai berikut :

• Fokus pada pelanggan (Customer Focus).
• Kepemimpinan (Leadership).
• Keterlibatan orang-orang (Involvement of People).
• Pendekatan proses (Process Approach).
• Pendekatan system managemen (System Approach to Management).
• Perbaikan terus menerus (Continual Improvement).
• Pembuatan keputusan berdasarkan fakta (Factual approach to decision making).
• Hubungan saling meguntungkan dengan pemasok (Mutually beneficial supplier relationships).

Sementara itu, disisi yang lain, Mike Willis, menulis, bahwa  terdapat 3 (tiga) unsur untuk menjadikan penyelenggaraan diklat itu bermutu yaitu  :

1. Proses penyelenggaraan pelatihan yang bermutu (a quality training process).

A quality training process, yaitu proses  diklat yang bermutu, dibuktikan  dengan diciptakannya sebuah standart operating prosedur (SOP), kemudian disepakati secara disiplin penuh oleh semua pemangku kepentingan baik horisontal maupun vertikal. Sehingga tercipta sebuah standar pelaksanaan diklat bermutu.

1. Pelatihan yang tersertifikasi (certified courses),

Certified courses, yaitu proses diklat yang tersertifikasi, dibuktikan dalam bentuk diciptakannya desain program dan kurikulum silabus yang berisikan arah, tujuan, GBPP tiap-tiap mata diklat, metode pembelajaran, bahan ajar, sarana dan prasarana yang memadai, media pembelajaran yang cukup, dan lain sebagainya.

1. Pelatihnya tersertifikasi (certified instructors).

Certified instructors, yaitu instruktur/widyaiswara yang telah memenuhi persyaratan. Dinataranya melalui proses seleksi yang ketat oleh pihak yang berwewenang, kemudian dipersyaratkan menguasai displin ilmu tersendiri/tertentu serta trampil dalam melakukan proses pembelajaran dengan kompeten.

Selanjutnya, semua proses kediklatan, hendaknya di lakukan audit, yaitu audit mutu. Kegiatan Audit mutu diklat dilakukan dengan dua tahapan, yaitu :

1. Pemanatuan mutu,

yakni : kegiatan mengumpulkan informasi kejadian dan peristiwa riil/nyata akan penyelenggaraan diklat, baik berupa proses pelayanan maupun produk diklat.

1. Penilaian mutu,

yakni : kegiatan mengukur kesesuaian fakta yang terjadi dilapangan dengan standar mutu yang dipersyaratkan.

Melalui kegiatan tersebut, diharapkan mutu bukan hanya sekedar retorika dan wacana belaka. Melainkan sebuah tuntutan yang segera diaplikasikan untuk mengatahui tingkat pencapaian yang ditentukan oleh banyak pihak.